Nach langer Zeit der virtuellen Zusammenarbeit ist jetzt die Chance, die gewonnenen Erfahrungen zu nutzen und die gemeinsame, meist hybride, Zukunft zu gestalten.

Was noch vor nicht allzu langer Zeit digitalen Nomaden oder Off-Shore-Kollegen in Niedriglohnländern vorbehalten war, entfaltete sich in Zeiten des Homeoffice direkt in unseren Wohnungen: Die Macht der Digitalisierung unserer Zusammenarbeit. Sie brachte einige Nachteile mit sich, war jedoch weniger belastend als wir uns vorher hätten vorstellen können. Gleichzeitig haben sich eine Menge Chancen zu neuen Formen der Zusammenarbeit eröffnet, die wir in Zukunft ausbauen und zur Verbesserung unserer internen und externen Zusammenarbeit nutzen werden.
Fakt ist: für die meisten Unternehmen und Organisationen wird es nie wieder vollständig in die frühere Form der Zusammenarbeit zurückgehen: Hybrid Collaboration - die hybride Zusammenarbeit, ein Mix aus Onsite- und Online-Zusammenarbeit, wird bleiben und sich entwickeln. Das bedeutet, dass es sowohl einen physischen Ort der Zusammenarbeit als auch Online-Zusammenarbeit mit virtuellen Interaktionen in Echtzeit geben wird.

^{Bild: Zoom-Konferenz des Consensa-Teams}

Hybride Zusammenarbeit hat vielfältige Herausforderungen

Mit der Einführung hybrider Zusammenarbeit stellt sich jetzt für viele Menschen die Frage, wie sie in dieser Situation arbeiten wollen, dürfen und können.

Teammitglieder haben die Aufgabe, sich zu synchronisieren, informellen Kontakt zu unterschiedlichen Beteiligten zu halten und in Präsenzbegegnungen, Telefonaten, Videokonferenzen gut zu kommunizieren. Gleichzeitig müssen die Ergebnisse, die erzielt werden, weiterhin qualitativ hochwertig tragfähig sein und so transparent gemacht werden, dass sie in beiden Welten zur rechten Zeit zur Verfügung stehen.

Viele Fragen, die in Zeiten des Homeoffices mehr oder weniger gut geregelt wurden, stellen sich erneut. Neue Fragen kommen hinzu:

• Wie wollen wir das bisherige Büro zukünftig nutzen? Welche Flächen brauchen wir mit welchen Funktionen (z.B. Activity Based Working)? Wie sollen die Arbeitsplätze aussehen und wer nutzt sie wie und wann?
• Wie wird die Frage mobiles Arbeiten versus Arbeit vor Ort geregelt? Gibt es generelle Regelungen (z.B. über Betriebsvereinbarungen), gibt es Teamvereinbarungen oder gilt die freie Selbstorganisation?
• In welchen Situationen ist welche Arbeitsform angemessen? Wie geht das Team mit unterschiedlichen Bedürfnissen um?
• Wer kann Präsenztermine vereinbaren oder sogar anordnen?
• Welche Technik und welche Tools verwenden wir mit welcher Funktion?
• Wie bleiben wir produktiv und wirksam, ohne dabei die persönliche Balance zu verlieren?
• Wie gestalten wir (kreative) Prozesse in einer sinnvollen Weise hybrid?

Die neue Art der Zusammenarbeit benötigt meist andere Prozesse und Kommunikationsregeln. Weil sich dabei vieles verändern und entwickeln wird, welches gleichzeitig eine neue Kultur der Zusammenarbeit erfordert, nennen wir das Ergebnis dieses Veränderungsprozesses New Collaboration Excellence.

Diese New Collaboration zu gestalten heißt, sich mit den folgenden Feldern intensiv auseinanderzusetzen:

Das bedeutet:

New Collaboration auch in hybriden Arbeitsprozessen professionell zu gestalten, ist für Organisationen und Projektteams, die bisher gut zusammengearbeitet haben, kein Hexenwerk. Die meisten Dinge müssen allerdings neu geregelt und dabei expliziter und transparenter gestaltet werden.

Wer sich aktiv und bewusst um dieses Thema kümmert, ist gut aufgestellt für eine sicher sehr anspruchsvolle Zukunft, in der ein hybrides Zusammenspiel von Online- und Onsite-Kollaboration zur neuen Normalität werden. So gelingt es die Vorteile beider Arbeitsformen auch langfristig zu nutzen und die Freiheit zu gewinnen, sie so einzusetzen, wie es für die jeweiligen Aufgaben und Menschen am besten ist.

Wichtig ist es dabei, diese Aufgaben systematisch und reflektiert zu bearbeiten, in der Regel als agiles Organisationsentwicklungs-Projekt. Damit haben die Beteiligten die Gelegenheit, sich als lernende Organisation aufzustellen und Zusammenarbeit auf Augenhöhe zu üben – zwei wichtige Qualitäten für die gerade an Tempo gewinnende Digitalisierung. Gleichzeitig hilft systematische Projektarbeit, die richtigen Prioritäten zu setzen, das Tempo zu halten und den damit verbundenen Change-Prozess so zu gestalten, dass die Beteiligten auch in dieser emotional schwierigen Zeit mitziehen können.