Situation

In einer großen Landesrundfunkanstalt wurden drei Planungsabteilungen (Hörfunk, Fernsehen und Verwaltung) fusioniert. Die unterschiedlichen Begriffe und Vorgehensweisen bei der Planung und Durchführung von Projekten führten daraufhin immer wieder zu Missverständnissen und erschwerten die optimale Zusammenarbeit. Gemeinsame Standards sollten helfen, effizienter und effektiver zu arbeiten, die Transparenz zu verbessern und eine höhere Verlässlichkeit hinsichtlich Inhalt, Budget und Zeit der Projekte zu erreichen.

Herausforderung

Die Herausforderung unseres Kunden bestand darin, in knapper Zeit und ohne dafür fest eingeplante Ressourcen gemeinsame Standards für die Projektarbeit zu schaffen. Die stark ausgeprägte Konsenskultur der Organisation erschwerte die zügige Erarbeitung akzeptierter Ergebnisse in der Vergangenheit immer wieder

Lösung

Um unserem Kunden zu helfen, den beschriebenen Herausforderungen zu begegnen, führten wir gemeinsam mit der Projektleitung zunächst einen zweitägigen Workshop zur Ziel- und Auftragsklärung mit den Führungskräften und dem Projektteam durch. Auf dieser Basis wurde entschieden, als Rahmen für die Umsetzung des Projektes eine Agile Projektarchitektur auf Basis von Scrum zu nutzen.

Für das Gelingen dieses Ansatzes war entscheidend, das Projektteam von Anfang an auf die Werte der Zusammenarbeit einzuschwören und die notwendigen methodischen Kenntnisse zu vermitteln. Dazu führten wir vor dem Start der eigentlichen Projektarbeit einen zweitägigen Trainingsworkshop zu den Themen Prozesskompetenz in der Projektarbeit und Agiles Projektmanagement durch.

Ein eintägiger Auftaktworkshop diente dann zur Vorbereitung des agilen Vorgehens. Hier wurde das initiale Backlog als priorisierte Anforderungssammlung zusammengestellt und die enthaltenen Punkte als Nutzenpakete (konkrete Ergebnisbestandteile ähnlich Inkrementen) definiert. Auch die Festlegung der Timeboxes (Arbeitszyklen ähnlich Sprints) die Klärung der Erwartungen an die Zusammenarbeit erfolgte in diesem Workshop. Das Projektteam entschied sich dafür, das Projekt in fünf Timeboxes à 3 Wochen durchzuführen. Wöchentlich gab es einen synchronisierten Arbeitstag, an dem alle Teammitglieder anwesend waren und nur am Projekt gearbeitet haben. Jede Timebox endete mit einem Review, in dem Feedback von (internen) Kunden und Auftraggeber eingeholt wurde, und einer Retrospektive der Zusammenarbeit im Projektteam. Innerhalb der fünf Timeboxes gelang unter anderem die Erarbeitung folgender Ergebnisse:

• Ein beschriebener Standard-Prozess zur Planung und Durchführung von Projekten mit Werkzeugen und Vorlagen
• Einheitliche Begriffe und Definitionen
• Klare Rollenbeschreibungen der Beteiligten
• Ein Wiki als Dokumentationssystem

Zwei Erfolgsfaktoren waren innerhalb des Prozesses von besonderer Bedeutung. Erstens war wichtig, für die Retrospektiven am Ende jeder Timebox ausreichend Zeit und eine hilfreiche Struktur einzuplanen. Zweitens war es entscheidend immer wieder dafür Sorge zu tragen, dass abgesehen vom Projektteam auch alle weiteren Beteiligten an den Veränderungsprozess „andocken“ können.

Nutzen:

Durch das gewählte Vorgehen gelang es unserem Kunden, in sehr kurzer Zeit Ergebnisse mit hoher Qualität und breiter Akzeptanz zu erreichen. Die aus den verschiedenen Bereichen kommenden Teammitglieder entwickelten ein gemeinsames Verständnis und bildeten einen Nukleus, der Strahlkraft auf das umgebende System der Gesamtorganisation ausübte. Durch selbstorganisierte Teamarbeit und gegenseitiges Feedback konnte die Kulturveränderung aktiv ge- und erlebt werden.