Situation

Ein hoch strategisches Innovationsprojekt zur Entwicklung eines neuartigen Medizinproduktes befindet sich nach mehrjähriger Laufzeit in der finalen Phase. Das Projekt ist geprägt von täglich neuen Herausforderungen, immensem und stetig zunehmendem Zeitdruck sowie einer prioritären Management Attention aus dem Headquarter in den USA. Um den Projekterfolg sowie die nicht immer leichte und dennoch herzliche sowie konstruktive Teamarbeit angemessen zu würdigen und die wichtigsten Erkenntnisse für Folgeprojekte festzuhalten, besteht der Wunsch nach einem Lessons Learned Workshop für das 25-köpfige Projektteam und seiner Leitung. Das Team arbeitet verteilt an zwei Standorten in den USA und einem in Deutschland. Das Folgeprojekt steht bereits in den Startlöchern für einen nahtlosen Übergang.

Problem

Dem hohen Zeitdruck geschuldet das aktuelle Projekt abzuschließen und das Folgeprojekt zu starten besteht kaum Raum für einen der Komplexität angemessenen Rückblick. Idealerweise würde ein zwei- bis dreitägiger Lessons Learned Workshop mit allen Beteiligten stattfinden. Angesichts der Teilnehmerzahl von 27 Personen und den Einschränkungen aufgrund der Corona-Pandemie wird dieser Workshop remote stattfinden. Viel Zeit zum Luftholen für das Projektteam ist nicht, um dann mit neuer Energie im Folgeprojekt weiter durchstarten zu können. Doch immerhin ein Tag steht für den gemeinsamen Rückblick, dem Heben von Learnings sowie der Würdigung des gemeinsam Geleisteten zur Verfügung.

Lösung

Ein so knappes Zeitbudget und die Voraussetzung die Veranstaltung remote stattfinden zu lassen bedarf einer präzisen Planung. Jedoch war auch hierfür die Zeit knapp und es wurde eine schlanke, effektive Lösung gewählt. Auf Basis eines vierstündigen Vorbereitungsworkshops mit den beiden Projektleiter*innen wurde das Workshop Design ausgearbeitet, das wiederum mit den Projektleiter*innen final rückgekoppelt wurde. Die Vorbereitung der virtuellen Räume fand Hand in Hand mit dem Kunden statt. Die gemeinsam mit den Projektleiter*innen im Vorbereitungsworkshop entstandene Themenauswahl, wurde in einem Padlet-Board veröffentlicht und mit den Teammitgliedern geteilt. Die Projektmitarbeiter*innen konnten sich somit schon im Vorfeld des Workshops mit den Inhalten vertraut machen und bei Bedarf Ergänzungen einfügen. Um den Herausforderungen zu begegnen und die gesteckten Ziele zu erreichen wurden die folgenden 3 Punkte fokussiert:

• Erkenntnisse gewinnen und nächste Schritte vereinbaren
  Es gab ein klares Timeboxing. Drei Slots standen über den Tag verteilt zur Verfügung. Time Box 1 betraf alle Teilnehmer*innen, behandelte die Oberthemen Projektmanagement, Zeitmanagement sowie Kollaboration und wurde gemeinsam in der Großgruppe auf dem Miro Board bearbeitet. Für die weiteren zwei Time Boxen galt: Jede/r Teilnehmer*in konnte zwischen den Themen frei wählen. Die individuelle Zuordnung fand immer am Ende der vorangegangenen Time Box statt. Hierzu fanden die Teilnehmenden Avatare mit ihren Namen auf dem Miro Board, welche sie in den favorisierten nächsten Themen Slot verschieben konnten. Zudem hatte jedes Thema einen vorher festgelegten Topic Owner, der in einer klar definierten Rolle für Struktur und Dokumentation in den Kleingruppen gesorgt hat. Für die bessere Vergleichbarkeit der Ergebnisse gab es vorbereitete Templates in die die Kleingruppen reinarbeiten konnten. Alle Ergebnisse wurden anschließend im Plenum geteilt, damit jeder von den Inhalten und den Learnings profitieren konnte.

• Würdigung der Teamarbeit
  Zu Beginn des Workshops führten die Projektleiterinnen durch eine visuelle Zeitreise der vergangenen Jahre und der gemeinsamen Höhen und Tiefen im Projektverlauf. Zur Unterstützung der Rückschau und als Dankeschön für die gute Teamarbeit haben alle Teilnehmenden im Vorfeld des Workshops ein Paket per Post zugeschickt bekommen. Die darin enthaltenen Umschläge durften erst zu bestimmten Zeiten im Workshop-Verlauf geöffnet werden und enthielten Erinnerungsstücke aus der prägenden und intensiven Zeit im Projekt.

• Plausch an der Kaffeemaschine
  Damit auch das Zwischenmenschliche in dem remote Workshop nicht zu kurz kam, wurde mit Hilfe von WonderMe ein virtueller Pausenraum für den gemeinsamen Lunchbreak bereitgestellt. So entstand eine leichtgängige Möglichkeit sich außerhalb der Time Boxen untereinander zu vernetzen und sich auszutauschen – egal ob in der Großgruppe oder in kleineren Gesprächsrunden.

Nutzen

Zum Ende eines hoch strategisches Innovationsprojekts konnte, trotz der schwierigen Umstände wie ein geringes Zeitbudget, die hohe Komplexität, eine große Gruppe und der virtuellen Zusammenarbeit, innerhalb nur eines Tages ein effektiver Lessons Learned Workshop mit einem Maximum an Ergebnisorientierung durchführt werden. Das ist gelungen durch gutes Time Boxing und eine stringente Planung. Dank unserer Unterstützung und Moderation konnten sich auch die Projektleiter*innen voll und ganz auf den Prozess mit dem Team einlassen und auf die Inhalte fokussieren. Am Ende des Tages standen praktische und direkt umsetzbare konkrete Verbesserungen für das Folgeprojekt.
Durch eine abwechslungsreiche Gestaltung der Inhalte mit Miro und WonderMe sowie die Kleingruppenarbeiten konnte ein kurzweiliger virtueller Lessons Learned Workshop entstehen, in dem das Teamgefühl und der Spaß nie zu kurz kamen.