Situation

Die IT-Landschaft eines Technologiekonzerns mit ca. 13.000 Mitarbeitern war unter anderem durch das anorganische Wachstum des Konzerns wenig integriert. In den vier Geschäftsfeldern und mehr als 30 betroffenen Konzernunternehmen bestanden unabhängig agierende IT Organisationen, was zu umfangreichen Dopplungen führte und Synergien ungenutzt ließ. Um eine einheitliche und zukunftsfähige Konzern-IT-Infrastruktur sowie –Organisation zu schaffen, wurde ein mehrjähriges Transformationsprogramm gestartet. Dieses hat zum Ziel, die globalen Leistungen für IT-Infrastruktur und IT-Service Support im Konzern in einer zentralen Gesellschaft und Organisation zu bündeln und zu standardisieren.

Problem

Für die ca. 100 direkt betroffenen Mitarbeiter bringt die Transformation umfangreiche Veränderungen mit sich: Sie werden fachlich in einer virtuellen Organisation zusammengeführt, die mit der disziplinarischen Führung, die durch die Transition nicht verändert wird, eine Matrixorganisation bildet. Hinsichtlich der Arbeitsinhalte und Prozesse bedeuten neue Technologien, die Größenordnung des konzernweiten Einsatzes und die notwendige Standardisierung sehr große Veränderungen gegenüber heute. Andererseits werden sich den Mitarbeitern vielfältige Möglichkeiten zur beruflichen und persönlichen Entwicklung in der zukunftsorientierten IT-Organisation des weltweit agierenden Technologiekonzerns bieten.

Für den Erfolg des Transformationsprogramms ist ein proaktives Change Management, das die direkt betroffenen Mitarbeiter adäquat in die Veränderungen und das Redesign der Organisation einbezieht und informiert hält, entscheidend.

Lösung

Gemeinsam mit dem Team von Kundenseite übernahmen wir die Leitung der Teilprojekte Change Management und Organisation Build-Up.

Im Verlaufe des Projekts wurden die Mitarbeiter mit unterschiedlichen Kommunikationsformaten, z.B. dem Aufbau einer „Virtual IT Community“ informiert und auf die Veränderung vorbereitet. Auch das Alignment und die Vernetzung der zukünftigen Matrix-Führungskräfte wurden mit der Etablierung regelmäßiger IT Manager Meetings unterstützt.

Unter Einbezug der bisherigen und zukünftigen Führungskräfte sowie der betroffenen Mitarbeiter wurde ein Organisation Build-Up Prozess durchgeführt, der den Zuschnitt der zukünftigen Abteilungen, Rollendefinition und Stellenbeschreibungen sowie das Staffing der MA auf die zukünftigen Stellen umfasste.

Nach dem Abschluss des Staffing-Prozesses wurden die neuen Teamleads beim Onboarding der Mitarbeiter und der Teamentwicklung über virtuelle Meetings und Präsenzformate unterstützt. Des Weiteren wurde ein maßgeschneidertes Qualifizierungskonzept entwickelt und angestoßen, welches technische Trainings, Softskills wie Zusammenarbeits- und Kulturthematiken sowie organisationsspezifische Inhalte umfasste. Zuletzt wurde auch der Aufgabentransfer zwischen alten- und neuen Rollen und konzeptuell vorbereitet. All diese Aktivitäten wurden dabei eng mit der Programmleitung sowie den zuständigen HR-Bereichen und Betriebsratsgremien abgestimmt.

Die Begleitung des Programms durch uns erstreckte sich über insgesamt 25 Monate.

Nutzen

Innerhalb eines komplexen, von Handlungsdruck und schnellen Veränderungen geprägten Programmumfeldes gelang durch unser Vorgehen die Sicherstellung einer kontrollierten und proaktiven Veränderungsbegleitung. Auch konnten der Aufbau und die Vorbereitung der zukünftigen Organisation innerhalb der vorgebegeben Zeit unter Rücksichtnahme auf das Fortschreiten des Gesamtprogramms gewährleistet werden.