Organisationsprojekte agil umsetzen
Der ständige Wandel wirkt sich auch auf Aufstellung und Abläufe in unseren Organisationen aus: Sie müssen immer wieder neu justiert werden, auch wenn sie sich kurze Zeit später schon wieder ändern müssen.
Komplexe Organisationsprojekte mit Fokus auf die Entwicklung und Einführung neuer Strukturen oder Arbeitsprozesse rücken folglich immer stärker in den Vordergrund und müssen oft schnell und ohne großes Aufheben umgesetzt werden.
Wir unterstützen unsere Kunden dabei, den Herausforderungen zu begegnen, die durch Veränderungen der Organisationsentwicklungs-Projekte hervortreten:
- Neue Abläufe, Strukturen oder Arbeitsmethoden müssen entwickelt und eingeführt werden.
- Die Ziele sind nicht völlig klar, die Aufgabe ist komplex und erfordert viele Beteiligte.
- Das Umfeld reagiert skeptisch, denn es werden große Veränderungen erwartet.
- Mitarbeiter:innen müssen mitgenommen, Entscheidende überzeugt und das Team zusammengehalten werden.
- Die Beschaffung der nötigen Ressourcen ist zäh und mit vielen Abstimmungen verbunden.
- Das Projekt muss schnell fertig sein.
Wir beraten Sie dabei, wie Sie mit agilen Prinzipien arbeiten und diese Herausforderungen erfolgreich meistern. Ein agiles Vorgehen eignet sich insbesondere für Organisationsprojekte, die umfangreiche Veränderungen für die betroffenen Mitarbeiter:innen erzeugen und dennoch in einem absehbaren Zeithorizont akzeptierte Ergebnisse hervorbringen müssen. Mit einem veränderten Rollenmodell, festen Ritualen und einer Projektplanung, die sich an festen Zeitfenstern orientiert, wird ein entlastender und förderlicher Rahmen geschaffen, der die Arbeit unter Zeitdruck und mit knappen Ressourcen ermöglicht.
Was bedeutet das konkret?
- Ein Team arbeitet synchron mit gleich langen Timeboxen an den Ergebnissen, zum Beispiel ein Tag pro Woche. Dadurch entfallen lästige Abstimmungen und Ressourcenbeschaffung.
- Ausgehend vom Kundennutzen erfolgt eine iterative Priorisierung und Konkretisierung der Aufgaben. Die Ziele konkretisieren sich erst im Verlauf des Projekts.
- Das Team arbeitet in einem dafür geeigneten Raum und hat sich vorab auf einen festgelegten Ablauf verständigt. Es folgt damit einem immer wiederkehrenden Ritual und schafft so Effizienz und Effektivität.
- Das Team arbeitet weitgehend selbstorganisiert und kann auch selbstständig Entscheidungen treffen.
- Teilergebnisse sind im Fokus und ermöglichen schnelles Feedback.
- Strukturiertes implizites Feedback ermöglicht Beteiligung und sichert somit Akzeptanz der Stakeholder.
Die Grafik stellt ein beispielhaftes Vorgehen in einem Projekt dar, bei dem es um die Optimierung des Projektmanagements in einem öffentlichen Unternehmen geht.
1. Start
Startworkshop mit Führungskräften, um die Ziele festzulegen, den Auftrag für das Projektteam zu konkretisieren, das Vorgehen festzulegen und den Bedarf der Stakeholder zu klären.
2. Vorbereitungen und Voraussetzungen schaffen
Die Kunden (bzw. die Auftraggebenden für die Projekte und die das Verfahren später nutzenden Projektleiter*innen) nach ihrem Bedarf befragen.
3. Erste Arbeitsplanung
Das Team macht sich fit mit Agilem Projektmanagement.
4. Iterative Planungen und Ergebniserarbeitung in Timeboxen
Das Team trifft sich zu einer ersten Arbeitsplanung, in dem das Backlog und eine grobe Planung der Arbeitspakete (hier: Nutzenpakete) erstellt wird.
5. Implementierung
Anschließend arbeitet das Team in fünf vierwöchigen Sprints und trifft sich dabei einmal wöchentlich für einen Tag zur gemeinsamen Arbeit nach einem festen Ablauf. Nach jedem Sprint erfolgt die Abnahme der Ergebnisse mit dem Auftraggebenden und eine Retrospektive des Teams. Der nächste Sprint startet mit einer Sprint Planung. Die jeweiligen Ergebnisse werden von den Projektleiter*innen direkt in ihrer Arbeitspraxis ausprobiert und erhalten somit direktes Feedback.
6. Abschluss
Nach Entwicklung des Verfahrens erfolgt eine breite Umsetzung und Qualifizierung der Projektleiter:innen.
