Auftrag klären

Wer kennt das nicht? Eine beiläufige Begegnung mit der Chefin im Flur, die sagt „man könnte doch mal …..“. Zurück im eigenen Büro dann die Frage: „Ist das jetzt ein Auftrag?“ Wer sich die Frage mit „Ja“ beantwortet und es gewohnt ist, schnell Lösungen zu liefern, rennt dann vielleicht gleich los, scharrt ein Projektteam zusammen und legt mit der Arbeit los.

Nicht selten sind es genau solche Momente, die zu einem späteren Zeitpunkt für jede Menge Frust sorgen, denn

• Es fließt viel Zeit in die Umsetzung – Zeit, die weder man selbst, noch das Team im Überfluss hat
• Es fließt viel Energie in den Versuch, Klarheit über das gewünschte Ergebnis zu schaffen
• Es entsteht Frust, weil die Unklarheit zu sehr vielen Gesprächsschleifen führt und erste Arbeitsergebnisse verworfen werden müssen.

Wer schon einmal in einem Consensa-Training war, erinnert sich sicherlich an den Satz: „Der Anfang setzt die Struktur.“

Es loht sich, vor allem zu Beginn von Vorhaben und Projekten, einmal einen Schritt zurückzutreten und sich Zeit für eine Auftragsklärung zu nehmen, um gemeinsame Bilder von Ergebnissen und Nutzen zu entwickeln. Hierzu eignet sich das Kontextmodell¹.

Bei der Auftragsklärung dient das Kontextmodell dazu, einen Überblick über das Projekt und seine Ziele sowie Rahmenbedingungen im Gesamtkontext zu entwickeln. Es hilft einerseits beim Strukturieren der ersten Gedanken zu Beginn des Projekts, andererseits dabei, ein gemeinsames Verständnis der Beteiligten für das Projekt zu entwickeln. Das Team hält auf dieser Basis das gemeinsame Bild während des Projektverlaufs aktuell und präsent.

Bei Kundenprojekten bildet das Kontextmodell die Grundlage für ein Angebot.

Wie geht´s?

Die Prozessfragen (siehe Abbildung unten) helfen dabei, die Auseinandersetzung mit der jeweiligen Kategorie anzuregen. Den strategischen Nutzen herausarbeiten Zu liefernde Ergebnisse definieren und als Zustand in der Zukunft formulieren Bereits bestehenden Input sammeln Die Rahmenbedingungen und die Restriktionen des Projekts klären Erste Aktivitäten und Klärungspunkte, die während der Diskussion auftauchen, festhalten Am Ende überprüfen, ob alles berücksichtigt wurde und im Gesamtkontext zusammenpasst

 

Kategorien und Prozessfragen

 

¹ (Daniela Mayrshofer, Hubertus Kröger: Prozesskompetenz in der Projektarbeit – Ein Handbuch mit vielen Praxisbeispielen für Projektleiter, Prozessbegleiter und Berater)