Delegation ist eine zentrale Fähigkeit im Projektmanagement und in der Führung, die dazu beiträgt, Aufgaben effizient zu verteilen, Teammitglieder zu befähigen eigenständig zu arbeiten und die Produktivität insgesamt zu steigern. Durch Delegation können Führungskräfte ihre eigene Arbeitslast reduzieren und gleichzeitig die Fähigkeiten und das Engagement ihrer Teammitglieder fördern.

Neben der Auswahl der richtigen Aufgaben sowie der dazu passenden Personen, liegt der Schlüssel zu erfolgreicher Delegation in einer klaren und präzisen Kommunikation der Erwartungen und des Kontexts der Aufgabe, um Missverständnisse zu vermeiden und die Zielerreichung zu gewährleisten.

Wie geht’s?

Für die Vorbereitung der Delegation von Aufgaben eignet sich, wie auch schon bei der Auftragsklärung, das Kontextmodell. In einem ersten Schritt gilt es sich individuell mit der zu delegierenden Aufgabe auseinanderzusetzen.

1. Den strategischen Nutzen der Aufgabe herausarbeiten
2. Zu liefernde Ergebnisse definieren und als Zustand in der Zukunft formulieren
3. Bereits bestehenden Input für die Aufgabe sammeln
4. Die Rahmenbedingungen der Aufgabe klären
5. Klärungspunkte, die während der Diskussion auftauchen, festhalten
6. Am Ende überprüfen, ob alles berücksichtigt wurde und im Gesamtkontext der Aufgabe zusammenpasst

Erst in einem zweiten Schritt wird die Aufgabe an die entsprechende Person delegiert, um ein gemeinsames Bild entstehen zu lassen. Offene Fragen werden geklärt und mögliche Unklarheiten ausgeräumt.

Auch hier gilt wieder das Sprichwort „sei langsam, wenn du schnell sein möchtest“. Denn eine gute Delegation setzt die Basis für Qualität. Eine gut durchdachte und gut durchdacht-übergebene Aufgabe kann viele Unklarheiten sowie kräftezehrende Gesprächsschleifen verhindern und somit mehr Energie für wichtige Dinge freisetzen. Dies lässt eine Kultur des Vertrauens und der Zusammenarbeit erschaffen, in der jede/r Bestleistungen erbringen kann.