In den letzten zwei Jahren haben wir uns alle intensiv mit neuen Kollaborationstools auseinandersetzen müssen bzw. dürfen. Bei Consensa standen wir damals vor der Herausforderung, über Nacht unsere offenen Trainings, die ihren Charme vor allem im gemeinsamen Erleben der Gruppe entfalten, zu virtualisieren. Heute finden unsere virtuellen Trainings größtenteils auf der „Whiteboard“-Plattform Miro statt, die für uns mittlerweile nicht mehr wegzudenken ist.

Diese Kollaborationsboards finden auch in der Teamzusammenarbeit häufig Anwendung und wachsen dabei oft historisch – folgen also nicht immer einer klaren Struktur. Das funktioniert in der Regel erstaunlich gut, da alle Teammitglieder das Wachstum miterleben und wissen, wo die für sie relevanten Elemente liegen. Die Orientierung funktioniert dann wie auf einer Landkarte. So sieht bspw. unser das Miro unseres Consensa-Teams aus:

In Workshop- oder Trainingssituationen sind allerdings strukturiertere Boards gefragt! Hier landen die Teilnehmer:innen auf einer vorbereiteten virtuellen Fläche, in der sie sich komplett neu orientieren müssen.
In den letzten zwei Jahren haben wir weit über 150 virtuelle Workshops und Trainings durchgeführt und möchten hier acht unserer Learnings mit euch teilen (Achtung: Für einige dieser Miro-Funktionen wird eine Volllizenz benötigt).

Learning 1: Strukturiert arbeiten

Wenn wir ein Board für ein Training oder einen Workshop erstellen, arbeiten wir grundsätzlich mit den „Frames“ in Miro. Diese schaffen Orientierung und sind für die Teilnehmer:innen ein vertrautes Format (häufig 16:9 oder 4:3) auf einer ansonsten frei zu gestaltenden Fläche.
Die Bearbeitungsreihenfolge der Frames ist grundsätzlich von links nach rechts. In einigen Fällen, z.B. wenn wir uns in Breakout-Sessions aufteilen und parallel an Themen arbeiten, arbeiten wir auf Frames, die unter dem Frame in der ersten Reihe liegen. Bei mehrtägigen Trainings beginnen wir für die weiteren Tage komplett neue Reihen von Frames, die mit etwas Abstand unter der ersten Reihe liegen.

Abb.: Anordnung der Frames anhand von Arbeitslogik und -richtung

Learning 2: Boards und Frames unterteilen

Oft ergibt sich ein natürlicher Fluss und es ist in der Workshopvorbereitung offensichtlich, welcher Workshopschritt auf welchem Frame bearbeitet wird. Aber manchmal kommt man in die Verlegenheit, mehrere verwandte, aber ungleiche Themen auf einem Frame darstellen zu wollen. In dem Fall empfehlen wir, eine farbliche Trennung durch die Gestaltung des Hintergrundes vorzunehmen.
Boards unterteilen wir übrigens auch, logischerweise nach Thema. Das hat u.a. den Vorteil, dass es für entsprechende Themen einen sauberen Neuanfang gibt und die Ladezeiten der Boards nicht unerträglich lang werden.

Learning 3: Arbeitsfähigkeit auf dem Board sicherstellen

Zu Beginn fast jedes unserer Trainings können sich die Teilnehmer:innen auf einer Miro-Spielwiese austoben. So stellen wir als Trainer:innen sicher, dass es keine technischen Probleme gibt und alle die wichtigsten Funktionen von Miro schon einmal ausprobiert haben.
So stärken wir auch die Eigenverantwortung der Teilnehmer:innen – sie können sich selbst auf dem Board bewegen und Arbeitsergebnisse mitgestalten.

Learning 4: Orientierungshilfe geben

Miro bietet die Funktion, einzelne oder alle User auf dem Board zur eigenen Position zu holen. Diese Funktion setzen wir bewusst und gezielt ein. Da auch der Bildausschnitt der Teilnehmer:innen dann dem eigenen Ausschnitt folgt, drohen die Teilnehmer:innen bei übermäßiger Nutzung des Features in einen Konsum-Modus zu fallen. Das ist kontraproduktiv, da wir Miro ja für eine interaktive Kollaboration nutzen. Daher „zwingen“ wir die Teilnehmer:innen auch regelmäßig, sich selbst zu orientieren.

Learning 5: Frames ausblenden

Ebenfalls gezielt setzen wir die Funktion für das Ausblenden von Frames, die im weiteren Verlauf des Workshops relevant werden, ein. Auch das erleichtert es den Teilnehmern, sich zu orientieren. Außerdem verhindert es, dass neugierige Teilnehmer:innen sich mit zukünftigen Workshopinhalten und nicht dem aktuellen Teil beschäftigen.

Learning 6: Gemeinsam moderieren

Das Verstecken und Aufdecken von Frames kann auch sehr gut von einem/einer Co-Moderator:in übernommen werden – dann kann sich der/die aktive Moderator:in besser auf die Inhalte fokussieren. Dafür benötigt diese:r mindestens die Co-Ownership für das entsprechende Board. Diese kann über die Share-Funktion administriert werden. Der/die Co-Moderator:in kann dann außerdem Voting-Sessions vorbereiten und starten sowie Timer setzen. Letztere nutzen wir übrigens nicht nur für Arbeitsphasen, sondern gerne auch für Workshop-Pausen.

Learning 7: Dateien auf Miro nutzen

Manchmal kann es sehr hilfreich sein, Dokumente direkt auf dem Miro-Board zu abzulegen. Teilnehmer:innen können dann durch Word-, Powerpoint- und PDF-Dateien „flippen“ und müssen die Dateien zum Anschauen nicht herunterladen.
Große oder viele Dateien erzeugen dabei allerdings lange Ladezeiten des Boards, daher empfehlen wir, nur die notwendigen Dateien hochzuladen. Generell bei Miro, aber insbesondere beim Dateienupload ist außerdem auf die DSGVO-Konformität zu achten: Enthält die Datei personenbezogene oder Kundendaten?

Learning 8: Board exportieren

Möchten Sie ein Miro Board exportieren, ist das kein Problem – es gibt eine gute Exportfunktion. Dafür empfehlen wir stark, auf ein einheitliches Seitenverhältnis und Größe der Frames zu achten. Im Zweifelsfall wiegt der Grundsatz „form follows function“ allerdings schwerer, sodass Frames auch abweichen können.
Für Überschriften verwenden wir eine eigene Textbox auf dem Frame, da die Miro-Überschrift von Frames beim Export nicht berücksichtigt wird.