Forum Strategisches Projektmanagement 2026: Von der Projektflut zur gesteuerten Flotte

Rund 30 Teilnehmende aus 18 Unternehmen, vom mittelständischen Familienunternehmen bis zum internationalen Großkonzern, kamen am 26. August bei uns am St. Pauli Fischmarkt zusammen, um Erfahrungen, Herausforderungen und Lösungsansätze rund um das Strategische Projektmanagement zu diskutieren. Der intensive Austausch zeigte einmal mehr: Die Herausforderungen ähneln sich häufig, die Lösungswege profitieren jedoch enorm von unterschiedlichen Perspektiven und praktischen Erfahrungsberichten.

Im Mittelpunkt stand die Frage, wie Unternehmen ihre stetig wachsende Zahl an Vorhaben wirksam steuern können. In seiner Einführung stellte Hans Färber die zentralen sieben Bausteine eines wirksamen Strategischen Projektmanagements vor:

1. Strategie klären – als Bewertungsgrundlage für die Relevanz von Projekten
2. Nachfrage steuern – damit nur die wertstiftendsten Ideen zum Projekt werden
3. Portfolio steuern – um die Priorität und Relevanz laufender Projekte aktuell zu halten
4. Umsetzung synchronisieren – um die Vielzahl an Projekten harmonisch zu orchestrieren
5. Ressourcen realistisch planen – damit die tatsächlichen Kapazitäten die Umsetzung nicht behindern
6. Transparenz schaffen – um frühzeitig und nachvollziehbar entscheiden zu können
7. Governance klären – denn ohne klare Verantwortlichkeiten fehlt die Basis für starke Entscheidungen

Nur wenn diese Elemente zusammenspielen, entsteht aus vielen Einzelprojekten eine tatsächlich gesteuerte Projektlandschaft und so gab es spannende Einblicke, wie diese Aspekte in der Praxis angegangen werden können.

Orientierung schaffen, wenn Unsicherheit groß ist

Nicht weniger als eine Revolution der Entscheidungsfindung im strategischen Projektmanagement kündigte Kai Milkereit mit einem Augenzwinkern an, als er gemeinsam mit Jannik Büchler von TUI Cruises vorstellte, wie das Denken in Fähigkeiten („Capabilities“) auch in komplexen und dynamischen Umfeldern dabei hilft strategisch zu entscheiden, welche Ideen in das Projektportfolio aufgenommen werden und an welchen Stellen das Projektportfolio Anpassungen bedarf. Capabilities schaffen eine gemeinsame Sprache über Bereiche hinweg und ermöglichen bessere Entscheidungen bei Priorisierung und Investitionen.

Strategisches PM braucht klare Strukturen

Tiefe Einblicke in den Aufbau und die Weiterentwicklung des Projektmanagement Office bei Libri gewährte uns Kevin Schubert. Er berichtet aus dem PMO-Alltag und zeigte, wie strategisches Projektmanagement durch klare Rollen, pragmatische Governance-Strukturen und verbindliche Entscheidungsprozesse in der Organisation erfolgreich verankert werden kann. Gleichzeitig zeigte sein Erfahrungsbericht, dass Priorisierung trotz etablierter Strukturen eine dauerhafte Führungsaufgabe bleibt.

Ressourcenmanagement neu denken

Mit großem Interesse diskutierten die Teilnehmenden in zwei parallelen Sessions das Thema Ressourcenmanagement. Eike Holst von Consensa zeigte, wie Engpassressourcen durch transparente Kapazitäts- und Bedarfsplanung wirksamer gesteuert werden können, da frühzeitig Machbarkeitsgrenzen sichtbar werden. Ergänzend stellte Tabita Armbrecht einen engpassorientierten Ansatz nach den Prinzipien von Eliyahu M. Goldratt vor. Trotz unterschiedlicher Perspektiven war die gemeinsame Botschaft klar: Der Schlüssel zu einer höheren Umsetzungsfähigkeit liegt nicht in immer detaillierteren Plänen, sondern in der konsequenten Fokussierung auf kritische Ressourcen, klaren Prioritäten und regelmäßigen Portfolioentscheidungen.

Müssen wir Ressourcen überhaupt managen?

Mit einem bewusst provokanten Impuls stellte Hans Färber die Frage, ob Organisationen statt Ressourcen nicht besser stabile Teams organisieren sollten. Sein Ansatz: Projekte zu dauerhaft bestehenden, cross-funktionalen Teams bringen, anstatt Mitarbeitende ständig neuen Projekten zuzuordnen. Die Diskussion zeigte, wie sehr Themen wie Kontextwechsel, Teamstabilität und Wertstromorientierung künftig das strategische Projektmanagement beeinflussen werden. Klar wurde, dass Projektorganisationen weiter relevant bleiben und gleichzeitig nicht immer der optimale Weg sind.

Synchronisation statt Zentralsteuerung

Und natürlich ging es auch um die wirkliche Projektarbeit. Kai Milkereit zeigte anhand verschiedener Praxisbeispiele, wie komplexe Projektlandschaften in der Umsetzung synchronisiert werden können, ohne alles zentral zu steuern. Erfolgsentscheidend seien klare Rollen, Entscheidungsprämissen, gemeinsame Regeln und die Fähigkeit, auch unter Unsicherheit handlungsfähig zu bleiben.

Besonders wertvoll war an diesem Nachmittag wieder mal nicht nur der fachliche Input, sondern der offene Austausch zwischen den Teilnehmenden. Die unterschiedlichen Erfahrungen aus verschiedenen Branchen, Unternehmensgrößen und Organisationsformen machten deutlich, dass Strategisches Projektmanagement keine Standardlösung kennt. Gerade die Bereitschaft, Herausforderungen transparent zu teilen, voneinander zu lernen und neugierig auf andere Perspektiven zu bleiben, machte den gewohnten Charakter unseres Forums aus.

Dafür möchten wir allen Teilnehmenden herzlich danken. Ihre Offenheit, Ihre Fragen und Ihre Bereitschaft zum Erfahrungsaustausch haben die Veranstaltung geprägt und für zahlreiche neue Denkanstöße gesorgt.

Für alle, die diese Diskussionen vertiefen oder nun noch einsteigen möchten sind herzlich eingeladen sich direkt an Kai Milkereit, Hans Färber und Eike Holst zu wenden. Und genauso freuen wir uns auf ein Wiedersehen bei einer unserer kommenden Veranstaltungen.

Wir freuen uns darauf, den Austausch zur erfolgreichen Projektflotte, wirksamer Zusammenarbeit und zukunftsfähigem Projektmanagement gemeinsam fortzusetzen. Ahoi und bis bald!