Bevor wir auf die Tools eingehen, müssen wir aber zunächst klären, was es aus unserer Sicht heißt, einen „guten“ Workshop zu gestalten.

Ein gemeinsames Bild zum Auftrag. Gut heißt, dass der erwartete Nutzen, die davon abgeleiteten konkreten Ergebnisse, die Rahmenbedingungen z.B. wie Teilnehmer, Zeit, Ort, Modus (präsent/remote/gemischt) und der Input, den wir für den Workshop verwenden können, klar ist.

Ein durchdachter roter Faden. Gut heißt auch, dass von diesem klaren Bild des Auftrags ein funktionaler Prozess für den Ablauf des Workshops abgeleitet und mit dem/der Auftraggeber*in abgestimmt wurde. Das erfordert, sich in den Prozess hineinzudenken. Welche Schritte sind vom Ende her gedacht notwendig, um die Ziele des Workshops zu erreichen? Welche Methoden bieten wir für die Bearbeitung der aufeinander aufbauenden Fragestellungen an? Wie viel Zeit ist für jeden Schritt notwendig? Wo gibt es zeitliche Puffer? Wann müssen wir bei Verzug und unvorhergesehenen Herausforderungen spätestens aus der Bearbeitung des Themas aussteigen, um nicht mit losen Enden und unklaren nächsten Schritten auseinanderzugehen?

Vorbereitete Teilnehmer und Moderatoren. Gut heißt weiter, dass die Teilnehmer auf den Workshop vorbereitet sind, d.h. früh genug über die Notwendigkeit ihrer Teilnahme, Ziele und die Agenda informiert werden. Aber auch der/die Moderator*in muss gut vorbereitet in den Workshop gehen. Das heißt insbesondere, vorher die räumlichen Voraussetzungen (Platzangebot, Möglichkeit der Bildung von Subgruppen, Lautstärke etc.) zu prüfen, die Planung auf diese anzupassen und sich auch über die benötigten Utensilien (Material, Tools etc.) für die Erarbeitung und das Sichern der Ergebnisse Gedanken zu machen.

Und hier kommen nun die Tools ins Spiel. Im Folgenden findet ihr eine Sammlung der digitalen „Helferlein“, die wir regelmäßig in unseren Workshops nutzen:

Timeboxing: Time Timer

Bei der Durchführung eines Workshops ist es wichtig, die Zeit im Auge zu behalten, um die gesteckten Ziele auch zuverlässig zu erreichen. Vorher verabredete Timeboxen (Zeitabschnitte) für die Bearbeitung eines Arbeitsschritts sollten eingehalten, mindestens aber bewusst verlängert werden, wenn dies als notwendig erachtet wird. Ein Tool, das uns dabei hilft, ist der Time Timer. Verfügbar als App für Smartphone und Tablet (iOS; Android) oder als physisches Produkt visualisiert er den Ablauf der frei einstellbaren Zeit und unterstützt so die Einhaltung der Timeboxen, ohne dass der oder die Moderator*in ständig daran erinnern muss.

Interaktion: Mentimeter

Gerade in großen Workshops oder Open Space Formaten mit vielen Teilnehmern spielt die Interaktion mit diesen und das regelmäßige Überprüfen der „Passung“ des Ablaufs für diese eine wichtige Rolle. Hier hilft das Tool Mentimeter, das die schnelle Erstellung und Durchführung von Umfragen ermöglicht. Dabei können die Teilnehmer über die Eingabe eines Kurzlinks oder das Scannen eines Barcodes ohne vorherige Registrierung an der Umfrage teilnehmen. Sobald der oder die Moderator*in die Umfrage schließt, kann das Ergebnis aufbereitet und mit einem Klick für alle dargestellt werden. Das hilft auch bei der Abfrage sensibler Themen, die für ehrliche Antworten Anonymität erfordern, oder das Abfragen der Zufriedenheit in remote- oder gemischten Settings.

Dokumentation: Office Lens oder CamScanner

Wir halten es unerlässlich für die Qualität von Workshops, Ergebnisse und wichtige Zwischenschritte simultan für alle Teilnehmer sichtbar zu visualisieren und hinterher als Fotoprotokoll bereit zu stellen. So erreicht man eine hohe Aufmerksamkeit, ein gemeinsames Bild und ein hohes Commitment zu den Ergebnissen und Verabredungen. Darüber hinaus entfällt die nachträgliche Erstellung von Protokollen, die viel Arbeit macht und darüber hinaus oftmals kaum genutzt wird und, wenn doch, des Öfteren zu Irritationen führt („DAS haben wir so verabredet?“ „Das war aber anders gemeint!“…). Für das Abfotografieren der analogen Visualisierungen aus unseren Workshops nutzen wir gerne die Apps Office Lens (iOS; Android) oder CamScanner (iOS; Android). Beide können Flips und Charts automatisch zuschneiden und den Aufnahmewinkel korrigieren, und verfügen über einen guten automatischen Weißabgleich. So spart man bei der nachträglichen Bearbeitung der Fotos viel Zeit und das Ergebnis sieht super aus!

Virtuelle Zusammenarbeit: miro

Gerade in virtuellen Workshops braucht es Toolunterstützung, um trotz des herausfordernden Settings echte Kollaboration und gemeinsames Arbeiten aller Teilnehmer sicherstellen zu können. Dafür nutzen wir gern miro (ehemals realtimeboard). Das ist ein unendlich großes digitales Whiteboard, auf dem alle Teilnehmer parallel und gemeinsam arbeiten können. In Kombination mit einem Videoconferencing-Tool (wir nutzen Zoom) machen wir damit gute Erfahrungen.

Moderations- und Gesprächsführungskompetenzen. Gut wird ein Workshop zuletzt dann, wenn er gut moderiert wird. Ein guter Plan hilft dabei schon ein gutes Stück weiter, weil er den wahrscheinlichen Ablauf vordenkt. Auch die hier vorgestellten Tools helfen, um euch von „administrativen“ Arbeiten zu entlasten und eure volle Aufmerksamkeit auf den Prozess und das Moderieren selbst lenken zu können. Beides reicht aber noch nicht aus: Um auch in schwierigen Situationen wendig und entspannt bleiben zu können und den Workshop zu guten Ergebnissen zu führen, braucht es Moderations- und Gesprächsführungskompetenzen.

Wenn ihr euch eingehender mit diesen Themen auseinandersetzen und eure Kompetenzen (weiter-) entwickeln wollt, empfehlen wir euch unsere Trainings zu den Themen Wirkungsvolle Moderation und Projektworkshops planen und moderieren.

Viel Erfolg in euren Workshops!